USt-IdNr. prüfen: automatisch über VIES und BZSt
Gültigkeit, Name und Anschrift Ihrer EU-Geschäftskunden automatisch prüfen und dokumentieren, direkt aus ERP, Shop oder CRM.
Wer innerhalb der EU an Unternehmen liefert, braucht die gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden. Nur dann ist die Lieferung steuerfrei. Geprüft wird über VIES, das System der EU-Kommission, oder über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).
Von Hand ist das bei vielen Kunden aufwendig und wird leicht vergessen. BARNICOM bindet die Prüfung direkt an ERP, Shop oder CRM an: bei der Neuanlage, regelmäßig für alle Kunden und mit einem Protokoll, das bei der Betriebsprüfung vorgelegt werden kann.
Warum die Prüfung wichtig ist
Steuerfreiheit hängt daran
Innergemeinschaftliche Lieferungen sind nur steuerfrei, wenn der Abnehmer zum Zeitpunkt der Lieferung eine gültige USt-IdNr. hat. Ist sie ungültig, droht die Nachzahlung der Umsatzsteuer.
Nachweis für den Vertrauensschutz
Wer sich im Zweifel auf guten Glauben berufen will, braucht eine qualifizierte Bestätigung, bei der auch Name und Anschrift geprüft werden.
Nur noch online
Seit dem 20. Juli 2025 bestätigt das Bundeszentralamt für Steuern ausländische USt-IdNr. nur noch über sein Online-Angebot, nicht mehr telefonisch oder schriftlich (Bericht).
Welche Prüfung was leistet
Drei Wege, eine USt-IdNr. zu prüfen. Für die automatische Prüfung binden wir die Schnittstellen direkt an Ihre Systeme an.
| VIES (EU-Kommission) | BZSt einfache Bestätigung | BZSt qualifizierte Bestätigung | |
|---|---|---|---|
| Was geprüft wird | Gültigkeit der Nummer | Gültigkeit der Nummer | Gültigkeit plus Name, Ort, Postleitzahl und Straße |
| Wer abfragen kann | jeder | Unternehmen mit deutscher USt-IdNr. | Unternehmen mit deutscher USt-IdNr. |
| Wofür sie dient | schnelle Prüfung, etwa im Bestellprozess | Bestätigung der Gültigkeit | Nachweis für den Vertrauensschutz |
| Automatisierbar | ja, über Schnittstelle | ja, über Schnittstelle | ja, über Schnittstelle |
So setzen wir es um
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Prüfung bei Neuanlage
Beim Anlegen eines Geschäftskunden in ERP, Shop oder CRM wird die Nummer sofort geprüft.
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Regelmäßige Nachprüfung
Alle Kunden-Nummern werden in festen Abständen erneut geprüft, zum Beispiel monatlich.
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Protokoll
Jede Abfrage wird mit Ergebnis und Zeitpunkt archiviert und steht für die Betriebsprüfung bereit.
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Hinweis bei Fehlern
Ungültige Nummern oder abweichende Daten werden gemeldet, bevor eine steuerfreie Rechnung rausgeht.
Häufige Fragen
Muss ich die USt-IdNr. meiner Kunden prüfen?
Für die Steuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen muss der Abnehmer eine gültige USt-IdNr. haben. Eine Prüfung vor der Lieferung ist deshalb dringend zu empfehlen, die qualifizierte Bestätigung dient als Nachweis.
Was ist der Unterschied zwischen VIES und BZSt?
VIES ist das System der EU-Kommission und bestätigt die Gültigkeit einer Nummer. Das Bundeszentralamt für Steuern bietet zusätzlich die qualifizierte Bestätigung an, bei der auch Name und Anschrift abgeglichen werden.
Wie oft sollte geprüft werden?
Bei der Neuanlage eines Kunden und danach regelmäßig, weil Nummern ungültig werden können. Viele Unternehmen prüfen monatlich oder vor jeder Rechnung.
Lässt sich die Prüfung in Odoo, Shopware oder unser ERP einbauen?
Ja. Wir binden die Schnittstellen von VIES und BZSt an ERP, Shop oder CRM an. Für Odoo, Lexware Office und eigene Systeme haben wir das bereits umgesetzt.
Was passiert bei einer ungültigen Nummer?
Die Lieferung ist dann in der Regel nicht steuerfrei. Die Prüfung meldet das vor der Rechnungsstellung, damit Sie mit dem Kunden und Ihrer Steuerberatung klären können, wie verfahren wird.
Aus unseren Projekten
Die Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Natur und ersetzen keine Steuerberatung. Steuerliche Fragen im Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
E-Rechnung und Umsatzsteuer
Automatisieren Sie die USt-IdNr.-Prüfung
Wir sehen uns Ihre Systeme an und binden die Prüfung dort ein, wo Ihre Kunden angelegt und Rechnungen geschrieben werden.