Microsoft 365 Alternative aus Europa
E-Mail, Kalender, Dateien, Office und Videokonferenzen mit europäischer Open-Source-Software, betrieben in Deutschland. Auch als Alternative zu Google Workspace.
Microsoft 365 und Google Workspace sind in vielen Unternehmen gesetzt. Beide Anbieter haben ihren Sitz in den USA und unterliegen damit US-Recht, auch wenn die Daten in europäischen Rechenzentren liegen.
BARNICOM stellt einen Arbeitsplatz aus europäischer Open-Source-Software zusammen, richtet ihn ein und betreibt ihn. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Sie erhalten eine Anmeldung für alle Dienste und einen Ansprechpartner für den gesamten Betrieb.
Auch Verwaltungen gehen diesen Weg. Das Land Schleswig-Holstein hat 2025 seine E-Mail-Infrastruktur mit rund 40.000 Konten von Exchange und Outlook auf Open-Xchange und Thunderbird umgestellt (heise online). Die Bundesverwaltung setzt mit openDesk auf einen Arbeitsplatz aus denselben Bausteinen (Deutscher Bundestag).
Warum Unternehmen nach Alternativen suchen
Zugriff nach US-Recht
Der US CLOUD Act von 2018 verpflichtet US-Anbieter, Daten auf Anordnung an US-Behörden herauszugeben, unabhängig vom Speicherort. Im Juni 2025 erklärte Microsoft France vor dem französischen Senat, eine solche Weitergabe nicht ausschließen zu können (Bericht).
Preise und Lizenzen
Preise, Lizenzmodelle und Funktionsumfang legt der Anbieter fest und kann sie einseitig ändern. Wer alle Daten und Abläufe dort hat, kann kaum ausweichen.
Abhängigkeit von einem Anbieter
E-Mail, Dateien, Anmeldung und Besprechungen hängen am selben Konzern. Störungen, Kontosperren oder Vertragsänderungen treffen den gesamten Arbeitsplatz.
Was ersetzt was
Die Funktionen von Microsoft 365 und Google Workspace und europäische Open-Source-Lösungen, die sie abdecken. Welche Kombination zu Ihrem Unternehmen passt, klären wir im Gespräch.
| Bereich | Microsoft 365 | Google Workspace | Europäische Alternativen |
|---|---|---|---|
| E-Mail, Kalender, Kontakte | Exchange Online, Outlook | Gmail, Google Kalender | Open-Xchange, grommunio oder mailcowDeutschland, Österreich |
| Dateien und Freigaben | OneDrive, SharePoint | Google Drive | NextcloudDeutschland |
| Chat und Videokonferenz | Teams | Google Chat, Meet | Nextcloud Talk oder Element (Matrix)Deutschland, Großbritannien |
| Office im Browser | Office im Web | Docs, Tabellen, Präsentationen | Nextcloud Office (Collabora Online)Großbritannien |
| Office auf dem PC | Word, Excel, PowerPoint | keine eigene Desktop-Version | LibreOfficeDeutschland |
| Benutzer und Anmeldung | Entra ID | Cloud Identity | Univention Corporate ServerDeutschland |
| Datensicherung | Microsoft 365 Backup oder Drittanbieter | Drittanbieter | Proxmox Backup ServerÖsterreich |
| Komplettpaket | Microsoft 365 | Google Workspace | openDesk mit Open-Xchange, Nextcloud, Collabora und weiteren BausteinenDeutschland |
| Betrieb | Rechenzentren von Microsoft | Rechenzentren von Google | Rechenzentren in Deutschland oder Ihr eigenes RechenzentrumDeutschland |
Angegeben ist jeweils der Sitz des Herstellers. Alle genannten Lösungen sind Open Source und lassen sich in Deutschland oder im eigenen Rechenzentrum betreiben.
So läuft der Umstieg
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Bestandsaufnahme
Welche Dienste, Postfächer, Freigaben und Fachanwendungen sind im Einsatz? Daraus entsteht ein Plan mit Aufwand und Zeitrahmen.
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Pilot
Ein Team arbeitet zuerst mit der neuen Umgebung. So zeigen sich offene Punkte, bevor alle umziehen.
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Migration
Postfächer, Kalender und Dateien ziehen um, Geräte werden neu angebunden. Der Wechsel erfolgt zu einem festen Stichtag.
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Betrieb
Updates, Überwachung, Datensicherung und Support übernehmen wir, auf Wunsch mit Service Level Agreement.
Wann die Alternative nicht passt
Ein Umstieg ist nicht in jedem Fall sinnvoll. Einschränkungen benennen wir vorher, zum Beispiel bei:
- Fachsoftware, die Add-ins für Word, Excel oder Outlook voraussetzt, etwa in der Steuerberatung oder Finanzbuchhaltung
- vielen Excel-Makros oder komplexen Office-Vorlagen
- Abläufen, die eng an Microsoft-Dienste wie Power Automate oder Dynamics 365 gebunden sind
Häufige Fragen
Können wir Outlook weiter nutzen?
Je nach gewählter Lösung lässt sich Outlook weiter nutzen, mit grommunio zum Beispiel wie gewohnt mit E-Mail, Kalender und Kontakten. Alternativ gibt es Thunderbird oder das Webmail im Browser. Welche Variante passt, klären wir im Gespräch.
Was ist openDesk?
openDesk ist ein Arbeitsplatz aus Open-Source-Bausteinen, entwickelt im Auftrag des Bundes vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS). Er umfasst unter anderem E-Mail mit Open-Xchange, Dateien mit Nextcloud, Office mit Collabora und Videokonferenzen. Die Bundesverwaltung nutzt ihn bereits, inzwischen gibt es openDesk auch für Unternehmen.
Können wir schrittweise umsteigen?
Ja. Häufig zieht zuerst die Dateiablage um, danach E-Mail und Kalender. Ein kleiner Microsoft-Zugang kann für einzelne Anwendungen bestehen bleiben.
Wie lange dauert der Umstieg?
Das hängt von der Zahl der Nutzer, Postfächer und Datenmengen ab. Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie einen Zeitplan.
Was kostet die Alternative?
Die Software ist Open Source, Lizenzgebühren pro Nutzer an Microsoft oder Google entfallen. Kosten entstehen für Server, optionale Support-Verträge der Hersteller sowie Einrichtung und Betrieb. Ein Angebot erhalten Sie nach der Bestandsaufnahme.
Wo liegen unsere Daten?
Auf Servern in deutschen Rechenzentren oder in Ihrem eigenen Rechenzentrum. Sie entscheiden, wo die Server stehen.
Können wir weiter an Teams-Besprechungen von Kunden teilnehmen?
Ja. Teams-Besprechungen lassen sich ohne eigene Microsoft-Lizenz im Browser öffnen.
Ist Open Source sicher genug für Unternehmen?
Die eingesetzten Programme sind in Unternehmen und Verwaltungen weit verbreitet, ihr Quellcode ist offen prüfbar. Entscheidend ist der Betrieb mit Updates, Überwachung und Datensicherung. Das übernehmen wir.
Weitere Alternativen für Arbeitsplatz und Zusammenarbeit
Prüfen Sie, ob der Umstieg für Sie passt
Wir sehen uns Ihre aktuelle Umgebung an und sagen Ihnen, was sich ersetzen lässt und was nicht.