E-Rechnung: Pflicht ab 2027 und 2028 umsetzen
E-Rechnungen empfangen, prüfen, erstellen und versenden, eingebunden in Ihr ERP, Ihre Buchhaltung oder Ihre eigene Software.
Die E-Rechnung wird in Deutschland schrittweise Pflicht. Empfangen müssen alle Unternehmen sie schon seit Januar 2025, ab Januar 2027 kommt der Versand für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für alle. Ab Juli 2030 folgt durch das EU-Paket ViDA die E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze in der EU (Überblick).
BARNICOM bindet E-Rechnungen in Ihre bestehenden Systeme ein: Empfang und Prüfung, Erstellung im passenden Format, Versand per E-Mail oder Peppol und GoBD-gerechte Archivierung. Die eigenen Rechnungen der BARNICOM gehen bereits als E-Rechnung raus, auch über Peppol.
Was sich ändert
Empfang seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen von Geschäftskunden empfangen und verarbeiten können.
Versand ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen.
Für alle ab 2028
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen. PDF-Rechnungen per E-Mail sind dann im B2B-Bereich keine zulässigen Rechnungen mehr.
Zeitplan
Die Stufen der E-Rechnungspflicht in Deutschland und der EU.
| Ab | Was gilt | Wen es betrifft |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten | alle inländischen Unternehmen |
| 1. Januar 2027 | E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnungen an Geschäftskunden ausstellen | alle Unternehmen, Kleinunternehmer ausgenommen |
| 1. Juli 2030 | E-Rechnung und digitale Meldung für grenzüberschreitende Umsätze in der EU (ViDA) | Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Umsätzen |
So setzen wir es um
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Empfang
Eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen werden automatisch gelesen, geprüft und in Ihre Buchhaltung übernommen.
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Erstellung
Ihr ERP oder Ihre Software erzeugt Rechnungen im passenden Format, geprüft gegen die Vorgaben.
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Versand
Per E-Mail, über Peppol oder an Portale öffentlicher Auftraggeber, je nach Empfänger.
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Archivierung
Rechnungen werden unveränderbar und GoBD-gerecht archiviert, die XML-Datei ist dabei das Original.
Häufige Fragen
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF erfüllt die Pflicht nicht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei, das Menschen lesen und Programme verarbeiten können. Beide erfüllen die Pflicht, sofern das ZUGFeRD-Profil der Norm entspricht.
Müssen wir Peppol nutzen?
Im deutschen B2B-Bereich ist der Übertragungsweg frei, E-Mail ist zulässig. Peppol lohnt sich bei vielen Rechnungen, bei öffentlichen Auftraggebern und bei Kunden in Ländern wie Belgien, wo Peppol vorgeschrieben ist.
Brauchen wir dafür neue Software?
Nicht unbedingt. Viele ERP- und Buchhaltungssysteme lassen sich erweitern. Wo das nicht reicht, entwickeln wir die Anbindung, auch für eigene Software.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen sind seit 2025 in der Regel acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen gilt die strukturierte Datei als Original und muss unverändert archiviert werden.
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Die Informationen auf dieser Seite sind allgemeiner Natur und ersetzen keine Steuerberatung. Steuerliche Fragen im Einzelfall klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
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Wir sehen uns an, wie Sie heute Rechnungen schreiben und empfangen, und sagen Ihnen, was bis zur Pflicht zu tun ist.