Die Herausforderung
Mit der verpflichtenden Einführung elektronischer Rechnungen für B2B-Geschäfte in Deutschland stehen viele Unternehmen vor der Aufgabe, ihre Rechnungserstellung auf das ZUGFeRD-Format umzustellen. Ein Handelsunternehmen benötigte eine Lösung, die nahtlos in die bestehende Warenwirtschaft integriert wird und vollautomatisch ZUGFeRD-konforme Rechnungen erzeugt.
Die Herausforderung: Jede Rechnung muss gleichzeitig als visuelles PDF für den Menschen und als maschinenlesbares XML für automatisierte Verarbeitung funktionieren, und zwar in einer einzigen Datei.
Unsere Lösung
Wir haben ein ZUGFeRD-Rechnungsmodul entwickelt, das den gesamten Prozess automatisiert:
PDF/A-3 Generierung
Erstellung visuell ansprechender Rechnungs-PDFs im PDF/A-3 Format:
- Firmenlogo, Layoutvorlagen und individuelle Textbausteine
- Automatische Positionsberechnung mit Steueraufschlüsselung
- Skonto-Bedingungen und Zahlungsziele
XML-Einbettung
Generierung und Einbettung der strukturierten Rechnungsdaten:
- ZUGFeRD 2.3 in den Profilen Comfort und Extended
- Konform zur europäischen Norm EN 16931
- Kompatibel mit dem deutschen XRechnung-Standard
- Vollständige Seller/Buyer-Informationen inkl. USt-ID
Validierung
Automatische Prüfung jeder generierten Rechnung:
- Schema-Validierung gegen offizielle ZUGFeRD-Schemata
- Plausibilitätsprüfung der Beträge und Steuerberechnung
- Logging fehlerhafter Rechnungen mit Detailbericht
Ergebnis
- 100% ZUGFeRD-Konformität aller generierten Rechnungen
- Automatisierter Versand per E-Mail direkt aus dem System
- Zeitersparnis von ca. 3 Stunden pro Tag in der Buchhaltung
- Zukunftssicher für die ab 2025 geltende E-Rechnungspflicht