Die Herausforderung
Nach dem Launch des Shopware-Shops mussten die eingehenden Online-Bestellungen schnell und fehlerfrei in die Warenwirtschaft übernommen werden. Manuelle Eingabe kam bei steigendem Bestellvolumen nicht in Frage. Kunden erwarteten zeitnahe Versandbestätigungen und Tracking-Links direkt im Shop.
Die besondere Herausforderung: Verschiedene Zahlungsarten (Vorkasse, PayPal, Kreditkarte, Rechnung) erforderten unterschiedliche Workflows in der Auftragsverarbeitung.
Unsere Lösung
Wir haben einen vollautomatischen Bestell-Import mit bidirektionaler Statussynchronisation entwickelt:
Bestellübernahme
Automatischer Import neuer Bestellungen:
- Polling der Shopware Order API im 2-Minuten-Takt
- Automatische Zuordnung zu bestehendem Kundenstamm oder Neuanlage
- Adressvalidierung und PLZ-Prüfung
- Zahlungsart-abhängige Workflow-Steuerung
Statusrückmeldung
Automatische Updates zurück in den Shop:
- Auftragsbestätigung → Shop-Status "In Bearbeitung"
- Kommissionierung → Shop-Status "Versandbereit"
- Versand → Shop-Status "Versendet" mit Tracking-Nummer
- Tracking-Link automatisch in Kunden-E-Mail
Retouren & Stornos
Vollständiges Handling von Rückgaben:
- Stornierung in der Warenwirtschaft löst automatische Shop-Stornierung aus
- Retouren-Eingang aktualisiert den Shop-Status
- Gutschrift-Erstellung und Rückerstattungs-Trigger
Ergebnis
- Bestellungen in unter 3 Minuten in der Warenwirtschaft
- Versandbestätigung mit Tracking am Tag des Versands
- Fehlerquote unter 0,2% bei der Bestellübernahme
- Kundenzufriedenheit messbar gestiegen durch schnellere Lieferung