Die Herausforderung
Ein Dienstleister mit drei Leistungsbereichen kalkulierte seine Angebote bislang von Hand auf Basis mehrerer Excel-Tabellen. Die Preisregeln sind nicht trivial: Sie berücksichtigen eine gewichtete Beschäftigtenzahl, unterschiedliche Betreuungsmodelle, Betriebsgrößengrenzen und die Anfahrt zur jeweiligen Baumaßnahme. Oberhalb bestimmter Grenzen soll kein Sofortpreis genannt werden, sondern ein individuelles Angebot folgen.
Interessenten sollten ihren Preis künftig direkt auf der Website sehen, das Angebot per E-Mail erhalten und online annehmen können. Der Kunde wollte die Preise weiterhin selbst pflegen, ohne dafür Programmierarbeit zu beauftragen.
Unsere Lösung
Wir haben den gesamten Ablauf von der Eingabe des Interessenten bis zum verbindlichen Angebot als Webanwendung umgesetzt. Die Anforderungen wurden gemeinsam mit dem Kunden abgestimmt und in eine Projektplanung überführt.
Preislogik als pflegbares Regelwerk
Die übergebenen Berechnungsgrundlagen haben wir analysiert und die Preisregeln aller drei Leistungsbereiche in ein Regelwerk überführt. Die Berechnung arbeitet centgenau, inklusive der Sonderregeln zu gewichteter Beschäftigtenzahl, Betreuungsmodellen und Betriebsgrößengrenzen sowie der Abgrenzung zum individuellen Angebot. Geänderte Preisparameter werden automatisiert aus den Excel-Grundlagen übernommen, Preisanpassungen brauchen keinen Entwickler.
Website und Formulare
Die Website besteht aus Startseite, Leistungsübersicht und je Leistungsbereich einem zweistufigen Formular, das den Preis während der Eingabe laufend mitrechnet. Die Oberfläche folgt dem Erscheinungsbild des Kunden mit Farben, Schriften, Logos und den Symbolen der drei Leistungsbereiche.
Die Adresseingabe prüft während des Tippens gegen einen eigenen Adressdienst für ganz Deutschland und schlägt passende Adressen vor. Aus der eingegebenen Adresse ermittelt die Anwendung automatisch die Anfahrt zur Baumaßnahme.
Angebotsprozess
- Versand: Das Angebot geht automatisch per E-Mail an den Interessenten, mit Vertragsunterlagen, Bedingungen und einem persönlichen Annahme-Link.
- Annahme: Der Interessent nimmt das Angebot über einen abgesicherten Link an, die Postleitzahl dient als zweiter Nachweis. Zeitpunkt und bestätigte Unterlagen werden nachvollziehbar protokolliert.
- Freigabe: Nach der Freigabe durch den Kunden erstellt die Anwendung das verbindliche Angebot in Lexware Office und schickt das fertige Angebotsdokument an den Interessenten.
- Nummerierung: Fortlaufende Angebotsnummern je Kunde und eine einheitliche Benennung der Angebotsdokumente.
Verwaltungsbereich
Ein interner Bereich mit Anmeldung zeigt alle Angebote mit Statusfiltern, erlaubt Annahme und Ablehnung und verwaltet die mitzusendenden Dokumente. Ein Versandprotokoll hält je Angebot fest, welche E-Mails mit welchen Dateien tatsächlich versendet wurden, die genau versendete Fassung lässt sich jederzeit abrufen.
Sicherheit und Betrieb
- Spamschutz mit Rechenaufgabe vor dem Absenden, unsichtbarem Prüffeld, optionaler Bot-Erkennung und Begrenzung der Anfragen je Besucher und in der Summe
- Verschlüsselte Übertragung, restriktive Sicherheitsvorgaben an den Browser, Begrenzung der Datenmenge je Anfrage, verschlüsselte Ablage der Zugangsdaten und zeitlich begrenzte Anmeldesitzungen
- Dauerhafte Datenhaltung für Angebote, Anhänge und Zugänge, die sich beim Programmstart selbst einrichtet
- Zentrale, zugriffsgeschützte Ablage des Programmstands mit vollständiger Änderungshistorie und Freigabeverfahren
- Automatisierte Prüf- und Auslieferungsstrecke, die bei jeder Änderung sämtliche Tests ausführt und die betriebsfertige Anwendung erzeugt
- Betrieb auf dem Server mit getrennter Datenbank und getrenntem Adressdienst, erreichbar unter eigener Internetadresse mit verschlüsselter Verbindung
Qualitätssicherung
Die Preisberechnung wurde gegen centgenaue Vergleichswerte aus den Excel-Grundlagen getestet. Insgesamt sichern 275 automatisierte Tests Berechnung, Schnittstellen, Sicherheit und Datenhaltung ab, dazu kommt der Test des Gesamtablaufs von der Anfrage über die Annahme bis zum erzeugten Angebotsdokument. Betriebs- und Pflegedokumentation sowie die Archivierung des Programm-Codes gehören zum Lieferumfang.
Ergebnis
- Sofortpreis für Interessenten direkt im Formular, centgenau und regelkonform
- Preispflege ohne Entwickler durch automatisierte Übernahme aus Excel
- Durchgängiger Prozess von der Anfrage über die Online-Annahme bis zum Angebot in Lexware Office
- Nachvollziehbarkeit durch Annahme- und Versandprotokoll je Angebot
- Abgesicherter Betrieb mit 275 automatisierten Tests und automatischer Auslieferung